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Ley 1581 de 2012 · Hábeas DataLaw 1581 of 2012 · Habeas Data

Política de Tratamiento de Datos PersonalesPersonal Data Processing Policy

Manual Interno de Políticas y Procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos Personales de RaccoonSoft S.A.S., emitido de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 de la República de Colombia.Internal Policy and Procedure Manual for Personal Data Protection and Processing of RaccoonSoft S.A.S., issued pursuant to Statutory Law 1581 of 2012 and Regulatory Decree 1377 of 2013 of the Republic of Colombia.

1. Objeto y Marco Normativo1. Purpose and Regulatory Framework

La presente Política tiene como propósito garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de RaccoonSoft S.A.S., en cabal cumplimiento de:The purpose of this Policy is to guarantee the constitutional right of all individuals to know, update, and rectify information collected about them in databases or records held by RaccoonSoft S.A.S., in full compliance with:

  • Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia (Derecho a la Intimidad y Buen Nombre).
  • Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales).
  • Decreto 1377 de 2013 y Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
  • Circulares y directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

2. Principios Rectores2. Governing Principles

El tratamiento de datos en RaccoonSoft se rige por los principios de:Data processing at RaccoonSoft adheres to the following principles:

  • Principio de Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada sujeta a la ley colombiana.
  • Principio de Finalidad: Los datos se recolectan con fines legítimos, informados y autorizados por el titular.
  • Principio de Libertad: Solo se tratan datos con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
  • Principio de Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
  • Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
  • Principio de Seguridad y Confidencialidad: Se adoptan medidas técnicas para evitar adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.

3. Derechos de los Titulares de los Datos3. Rights of Data Subjects

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales cuenta con los siguientes derechos:In accordance with Article 8 of Law 1581 of 2012, the Data Subject holds the following rights:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a RaccoonSoft como Responsable del Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
  • Ser informado por el Responsable, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la ley.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios y garantías constitucionales.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

4. Procedimiento para Consultas y Reclamos (PQR)4. Procedure for Inquiries and Claims (PQR)

Los titulares de la información o sus causahabientes pueden ejercer sus derechos mediante solicitud escrita dirigida al Oficial de Protección de Datos de RaccoonSoft a través de los siguientes términos:Data subjects or their legal successors may exercise their rights by submitting a written request to RaccoonSoft's Data Protection Officer under the following conditions:

A. Trámite de Consultas:A. Inquiries Procedure:

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.Inquiries shall be addressed within a maximum period of ten (10) business days from receipt. If it is not possible to resolve the inquiry within this period, the applicant will be informed before expiration, stating reasons for delay and specifying the resolution date, which cannot exceed five (5) additional business days.

B. Trámite de Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión):B. Claims Procedure (Correction, Update, or Deletion):

El reclamo se formulará mediante comunicación dirigida al Responsable, con identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección y documentos soporte. El término máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.Claims shall be submitted via communication addressed to the Controller, including subject identification, description of facts, address, and supporting documents. The maximum period for claim resolution is fifteen (15) business days from the day following receipt.

5. Canales de Radicación y Atención5. Filing and Service Channels

Para la radicación de solicitudes de Hábeas Data, actualización o supresión de datos, RaccoonSoft pone a disposición los siguientes canales:To file Habeas Data requests, updates, or deletions, RaccoonSoft provides the following channels:

6. Vigencia6. Validity

Esta Política de Tratamiento de Datos rige a partir de su publicación y las bases de datos asociadas tendrán un período de vigencia correspondiente al tiempo en que se mantenga la relación contractual o comercial con el cliente o usuario, más los términos exigidos por las normas contables y comerciales de Colombia.This Data Processing Policy takes effect from its publication, and associated databases shall remain active for the duration of the contractual or commercial relationship with the client or user, plus statutory retention periods required by Colombian accounting and corporate law.